La productividad es un factor elemental para el funcionamiento de cualquier empresa, más aún en las pymes, que disponen de menos recursos y deben darle el máximo rendimiento posible. Actualmente existen soluciones tecnológicas y herramientas que nos permiten ser más productivos, eficaces y comunicarnos mejor con otros clientes, compañeros o departamentos de la empresa.

Un ejemplo sencillo pero esencial es el correo electrónico y el calendario, que hoy cuentan con entornos tecnológicos potentes que favorecen la gestión diaria de tareas y comunicaciones. Un informe de Radicati Group indica que el número de correos electrónicos por motivos profesionales sigue creciendo, y el próximo año llegará a los 132.000 millones en todo el mundo, algo que muestra el uso masivo y la importancia del email en la comunicación en la empresa.

Google lanzó en el año 2004 su servicio de correo electrónico Gmail con la intención de convertirse en una referencia mundial. En la actualidad, Gmail cuenta ya con más de 1.000 millones de usuarios registrados en todo el mundo, está disponible en 72 idiomas y, desde 2012, es el servicio de correo electrónico más popular del mundo, por encima de Outlook.

En el caso de los particulares, Gmail es totalmente gratuito, dispone de un almacenamiento de datos muy superior a la mayoría de gestores de correo, incluso de pago, y permite una gestión muy práctica con la creación de filtros, etiquetas o carpetas, entre otros.

Si nos centramos en las pymes, Google dispone de Gmail Empresas, un servicio con muchas características comunes con el estándar pero con particularidades muy importantes para cualquier compañía. Veamos qué principales ventajas les ofrece:

• Mantenemos el dominio de empresa: si disponemos de un dominio de empresa con sus cuentas de correo electrónico asociadas, podemos pasar a gestionar el mismo correo pero desde Gmail. De esta forma, mantenemos nuestro correo electrónico corporativo pero todas sus funcionalidades del gestor de Google.
• 30GB de almacenamiento por cuenta: se trata de una capacidad muy elevada para el bajo coste del servicio.
• Podemos crear listas de correo de forma sencilla, incluyendo a varios clientes, miembros de la empresa o de un departamento, por ejemplo. Enviando un email a la lista de correo, todos los miembros la recibirán y será más sencillo comunicarse en grupo.
• Podemos gestionar nuestros correos electrónicos de forma muy práctica con el fin de mejorar nuestra productividad. Tenemos todo tipo de opciones para crear carpetas y clasificar correos electrónicos, así como filtros o etiquetas.
• Podemos incluir una firma automatizada para todos nuestros correos electrónicos, así como personalizar otros aspectos de nuestros mensajes como el tipo, tamaño o color de la fuente.
• Servicio de asistencia de 24/7, todos los días del año, vía telefónica o por email.
• Incluye el servicio de Chat y vídeo llamada (Hangouts), con lo cual podremos establecer conversaciones en tiempo real con clientes o compañeros y realizar reuniones por videoconferencia sin salir del correo electrónico. Además, las conversaciones de chat se guardarán en el propio correo por si queremos consultarlas.
• Un entorno fiable, sin caídas.
• Accesible desde cualquier dispositivo: sea desde PC, Mac, dispositivos Android, iOs, etc., siempre podremos acceder a nuestro correo electrónico, vía web o aplicación.
• Está integrado con el resto de herramientas de Google que también utilizaremos en la empresa (Calendar y Drive, principalmente), con lo cual siempre tendremos todo sincronizado de forma automática.
• Cuentas libres de anuncios.

Junto con el correo electrónico, otro de los servicios interesantes para todas las pymes es Google Calendar. Como ocurre con Gmail, su uso es un punto a favor para una mejor gestión de nuestro día a día y, con ello, un funcionamiento mucho más productivo. Veamos cuáles son las principales potencialidades para las pymes:

• Creación de varios calendarios simultáneos: una función muy interesante, ya que podemos generar un calendario para nuestra agenda laboral, otro para citas personales, otro para reuniones de un departamento, etc., tantos como sea necesarios para gestionar mejor nuestra actividad. Cada calendario adquiere un color automático o uno que le asignemos, y podemos ver las citas de cada calendario de forma simultánea o bien ocultar el que queramos.
• Calendarios compartidos: junto con el resto del entorno Google (Drive, Photos, etc.), Google Calendar es una gran herramienta del trabajo colaborativo o en grupo. Es por ello que podemos tener calendarios compartidos con otros compañeros de trabajo, asignando siempre acceso a quien deseamos, así como permisos para las personas que solo pueden consultar ese calendario o también pueden editarlo y modificarlo, por ejemplo.
• Convocatoria de reuniones o eventos: desde Google Calendar podremos enviar una convocatoria de reunión a nuestros compañeros, indicando el lugar, la fecha, la hora y otros detalles que queramos. Los receptores verán la convocatoria en un email recibido en su buzón de entrada en Gmail, y en el mismo mensaje podrán aceptar la convocatoria de forma que se actualice la cita automáticamente en su calendario.
• Siempre disponible: al lado de métodos más tradicionales como el papel o calendarios de escritorio del PC, Google Calendar siempre está online y disponible en cualquier dispositivo, por lo que podremos consultarlo, añadir citas o modificarlo en todo momento.
• Avisos y alertas: dentro de nuestra creación de citas y eventos en el calendario, podremos solicitar que nos avise de cada una cuando deseemos (un día antes, 10 minutos antes, etc.), de forma que recibiremos una alerta en nuestro correo electrónico o bien una notificación en nuestro dispositivo móvil que nos avisará, para evitar cualquier olvido.
• Tráfico spam: su efectividad para detectar correo basura es muy buena, y enviará directamente a la carpeta de spam cualquier mensaje sospechoso.

Desde su lanzamiento con las primeras versiones de Microsoft Office, en los años 90, Outlook inició su camino como gestor de correo electrónico para vivir con el paso de los años una evolución importante. Actualmente, con una competencia personificada en los servicios de Google, Outlook ha incorporado nuevas funcionalidades que le han permitido convencer a millones de usuarios, si bien ya por debajo de su máximo competidor. El Outlook más tradicional, de uso solo local en PC y con una apariencia muy clásica, ha dado lugar a una interfaz mucho más práctica y funcional para el entorno personal y laboral.

Una de las claves de su mejora ha sido su imprescindible incorporación a la nube, un paso sin el que habría firmado su sentencia final. En ello ha tenido mucho que ver la renovación de Hotmail, que ha tenido como resultado final Outlook.com. El nuevo gestor de correo dispone de un entorno renovado y muy diferente a la versión de hace muy pocos años. Veamos qué potencialidades pueden encontrar las pymes con su uso:

• Podemos utilizar nuestro dominio corporativo: como en el caso de Gmail, podemos gestionar nuestro correo electrónico con dominio de la empresa desde Outlook.
• 5GB de capacidad de almacenamiento.
• Detector de spam efectivo para eliminar nuestro correo basura.
• Webmail: podremos acceder desde cualquier dispositivo y lugar a nuestro correo electrónico, manteniendo el correo electrónico actualizado y sincronizado.
• Integrado en el entorno de Microsoft Office, que con seguridad también necesitaremos para todo tipo de tareas profesionales.
• Permite importar todos nuestros contactos de Linkedin y Twitter, una opción interesante para ampliar nuestra cartera de contactos en el correo electrónico.
• Integrado con Skype, presente en el propio gestor de correo, que nos permitirá hacer videoconferencias con otros profesionales.
• Integración con Skydrive, el espacio para almacenar hasta 5GB de archivos.
• Buena herramienta de búsqueda para encontrar los mensajes que deseas.

El uso de Outlook como gestor de correo electrónico incorpora también un calendario para gestionar nuestra agenda y mejorar nuestra productividad. Esta sincronización de correo electrónico y calendario se traduce en ventajas como:

• Sincronización de citas del calendario con el correo electrónico y la lista de contactos.
• Crear, editar y modificar eventos online.
• Acceso al calendario desde cualquier dispositivo y lugar.
• Creación de alertas de citas para recibirlas en tus dispositivos móviles y en el ordenador de sobremesa.

Entornos tan potentes como los de Google y Microsoft son, sin duda, una gran oportunidad para las pymes, que sin coste o a un coste muy bajo pueden tener servicios de correo electrónico y agenda, integrados con software online muy útil para la empresa. Se trata de una evolución de los antiguos gestores de correo electrónico y calendarios locales, que han evolucionado y ahora son espacios en la nube para manejar nuestro día a día y ser más eficaces y productivos.