El uso de las tecnologías para mejorar la productividad en la empresa es una gran oportunidad. Muchas compañías han logrado optimizar sus procesos gracias a las TIC, y las pymes en concreto han sido las que mejor han sabido aprovechar todo tipo de herramientas en la nube, muchas veces sin coste, que agilizan el trabajo de muchos departamentos.

Una de las mejores novedades de los últimos años son las denominadas herramientas colaborativas, un conjunto de software y aplicaciones en la nube que nos permiten trabajar en espacios compartidos en la red con otros compañeros de la empresa, haciendo que la comunicación y la efectividad sean mucho mejor que si trabajamos en modo local.

Recientemente hablamos de algunas de ellas referidas nada más al correo electrónico, las agendas y las videoconferencias, pero el espectro de herramientas es mucho más amplio. Entre las herramientas gratuitas más interesantes queremos analizar las que nos ofrecen dos de las grandes compañías tecnológicas del mundo como son Google y Microsoft.

Google fue la primera en ofrecer estos servicios en la nube para el gran público, pero años después Microsoft ha sumado a sus herramientas locales los servicios en la nube.

En este artículo intentaremos resumir que ofrecen cada una y como se puede beneficiar nuestra empresa de su implantación.

Se trata del software online colaborativo por excelencia de Google, antes conocido como Google Docs, pero que con Drive adquirió una dimensión superior con más opciones para el usuario. En esencia, nos referimos a un completo programario de ofimática en línea y con múltiples opciones colaborativas.

En términos generales, en Google Drive contaremos con un espacio de 15GB para crear y almacenar nuestros archivos, sin ningún coste. En el caso de la empresa, que es posible que necesite más espacio para alguno de sus usuarios, se pueden contratar suscripciones mensuales para tener más datos de almacenamiento.

Otra de las facilidades que nos ofrece es que podemos tenerlo en cualquier dispositivo, siempre sincronizado, y por lo tanto consultar cualquier documento que tengamos en la nube de Drive. Incluso si estamos sin conexión, los cambios que hagamos en nuestros documentos de Drive se subirán automáticamente a la nube en cuanto la recuperemos.

Los principales programas colaborativos de Google Drive son un editor de documentos, de hojas de cálculo y de presentaciones. En todos los casos podremos crear un documento y compartirlo con otros usuarios simplemente añadiendo su email de Gmail. Además, podremos darles los permisos que queramos en el documento (leer, editar…). Con ello, podremos actualizar un documento y los otros usuarios ver en tiempo real los cambios que estamos realizando. Cualquier usuario podrá consultar la última versión del archivo en todo momento. También en Google Drive podremos crear formularios y compartirlos.

Se trata de otro espacio colaborativo que puede ser interesante para muchas empresas. Con Google Photos podremos subir fotografías, crear álbums y todo ello en la nube y compartido con quien queramos. En una pyme, por ejemplo, podemos crear álbums de productos o de eventos y contar siempre con una galería de las imágenes más importantes de la compañía, clasificadas y con la garantía de que están seguras.

Además, Google Photos nos permite liberar de los dispositivos Android las imágenes, dejando espacio libre para el terminal móvil o la tablet y manteniendo una copia de todas las imágenes en la nube. Todo ello compartido, de forma que los usuarios que tengan permiso podrán actualizar los álbums con nuevas imágenes.

Dentro del entorno de Gmail también encontramos Google Groups, con el que podemos crear listas de correo de forma sencilla, incluyendo a varios clientes, miembros de la empresa o de un departamento, por ejemplo. Enviando un email a la lista de correo, todos los miembros la recibirán y será más sencillo comunicarse en grupo.

Se trata de una herramienta colaborativa cloud (en la nube) que evita el gestión de emails entre múltiples usuarios, para canalizarlo en una sola vía y llegando a los mismos destinatarios, por ejemplo para dar soporte entre varias personas a un gran grupo de clientes.

Como citamos en un post anterior, Hangouts se ha convertido en otra potente herramienta colaborativa que nos permite realizar videollamadas a varias bandas. Podremos establecer conversaciones en tiempo real con clientes o compañeros y realizar reuniones por videoconferencia sin salir del correo electrónico. Además, las conversaciones de chat se guardarán en el propio correo por si queremos consultarlas.

El calendario de Google cuenta con prestaciones colaborativas interesantes como la opción de crear y compartir calendarios, también dando más o menos permisos al resto de usuarios. Con ello, en una misma empresa, podemos disponer de calendarios compartidos con miembros de un departamento, con el global de la empresa o con un solo empleado, y todo de forma simultánea y en la nube.

Desde Gmail y el mismo Calendar podremos convocar reuniones o eventos a los usuarios que queramos, y una vez la acepten hacer que esa cita se añada automáticamente en su calendario. Todo ello reduce mucho las comunicaciones innecesarias y hace más fluido el proceso de gestión de agendas y calendarios.

Es la herramienta de notas de Google disponible para dispositivos Android e iOS. Es una aplicación interesante ya que cuenta con servicios colaborativos. En la empresa, por ejemplo, podremos compartir las listas de tareas o de temas urgentes con otros usuarios de forma rápida y siempre en un espacio común donde todos podrán intervenir.

Desde finales de 2016, Google Drive incorporó una función con la que podremos integrar el software de Google con Slack, otra potente herramienta colaborativa de chat interno por canales. Con la nueva funcionalidad podemos crear y compartir documentos de Google en la nube y archivos directamente desde Slack, en el canal que nos encontremos.

Microsoft ha vivido una profunda transformación en los últimos años y se ha subido a la ola cloud que cada vez convence más a los usuarios. Buena muestra de ella es la importante facturación que ya suma en este tipo de servicios en la red.

Con un nombre muy similar al de su competidor, Microsoft lanzó en 2014 OneDrive, el espacio colaborativo que incluye software y aplicaciones para crear compartir todo tipo de archivos en la red. Cuenta con 5GB de almacenamiento gratuito y ha reunido varios de los productos previos de Microsoft en uno.

El software principal es Office online, la versión en la nube del popular Microsoft Office, con los principales programas de ofimática de la versión local. En este caso, el software online está formado por Word Web App, Excel Web App, PowerPoint Web App, y OneNote Web App. De esta forma, Microsoft se subió a la nube en un cambio de estrategia que muchos esperaban dado que, de lo contrario, en poco tiempo Google podría hacerse con mucho más mercado del que ya tenía. Con Office Online, como ocurre con Google Drive, podremos crear y compartir archivos en la nube con otros usuarios.

A los programas clásicos, Microsoft Office Online sumó después Office Sway, un programa de presentación de diapositivas o vídeos en línea, y también Docs.com, un sitio web donde los usuarios pueden descubrir, subir y compartir documentos de Office en su página de perfil de Microsoft o Facebook.

Además, el conjunto de OneDrive incluye también un espacio de creación de galerías de fotos compartidas, el uso compartido de favoritos o la creación de grupos de usuarios que pueden interactuar de forma colaborativa.

También propiedad de Microsoft, este servicio de videollamadas con versión gratuita es una potente herramienta colaborativa para realizar reuniones desde varias localizaciones, incluyendo funcionalidades colaborativas como la compartición de pantalla en tiempo real, de documentos o el chat en vivo, que compite con la herramienta en la nube de Google llamada Hangouts.

Otro de las posibilidades colaborativas que encontramos en el entorno de Microsoft es la unión de su servicio de correo electrónico, Outlook, junto con el calendario integrado, que nos permitirá compartir calendarios y citas con otros usuarios, también en la nube gracias a Outlook.com, el resultado de la evolución de Microsoft Outlook local junto con la renovación del extinto Hotmail.

Es otra de las apuestas en la nube de Microsoft, muy enfocada al sector empresarial, que permite añadir al software tradicional funcionalidades colaborativas para compartir documentos, realizar módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y gestión documental.

También denominado Skype Empresarial, si bien no tiene relación con Skype, es un servicio  que incluye varios modos de comunicación, incluida mensajería instantánea, videoconferencia, telefonía, uso compartido de aplicaciones y transferencia de archivos.

Está totalmente integrado con Outlook, algo que nos permite programar reuniones, mantener un historial de conversaciones, ver información de presencia y responder mensajes de correo electrónico. También puede buscar e iniciar un mensaje instantáneo o una conversación telefónica si hay una persona disponible.

En función de las necesidades de cada pyme, las compañías pueden adoptar las herramientas colaborativas que más se ajusten a sus demandas y configurar procesos de comunicación y trabajo mucho más eficaces. Además, favoreceremos la relación transversal entre departamentos, la generación de conocimiento común o, claro está, la productividad.